Timsko rješavanje problema / 8D metoda

9th International Scientific Conference on Production Engineering
DEVELOPMENT AND MODERNIZATION OF PRODUCTION, Budva 2013

TIMSKO RJEŠAVANJE PROBLEMA / 8D METODA

Smail Klarić, Muamer Peljto, Esad Bajramović, Mirsad Džaferović

1. Univerzitet Džemal Bijedić, Mašinski fakultet, Univerzitetski Kampus, Mostar
2. TÜVadria d.o.o. Muhameda ef. Pandže b.b. Sarajevo
3. Univerzitet u Bihaću, Tehnički fakultet, Irfana Ljubijankića bb, Bihać
4. IDDEEA – Agencija za identifikacione dokumente, evidenciju i razmjenu podataka BIH, Banja Luka

SAŽETAK:

Razvoj metoda i tehnika poboljšanja kvaliteta predstavlja proces koji traje od polovine prošlog vijeka. Na svom razvojnom putu, razvijen je čitav niz alata i tehnika koji su namjenjeni prevashodno sistemu upravljanja kvalitetom. U ovom radu prikazan je način poboljšanja procesa korištenjem alata i metoda za poboljšanje,sa posebnim osvrtom na 8D metodu. 8D metoda je izvorna metoda rješavanja problema u organizacijama automobilske industrije i predstavlja jedno od rješenja zahtjeva za primjenom alata za rješavanje problema, koje sadrži BAS ISO/TS 16949:2010 U ovom radu je opisano osam disciplina koje čine ovu metodu. Ova metoda može biti primijenjena i u drugim procesima, kada je uzrok problema nepoznat.

Ključne riječi: alati, poboljšanje, 8D metoda, upravljanje kvalitetom, 8 disciplina

1. UVOD

Alati i metode za upravljanje kvalitetom mogu se definirati kao praktične tehnike, vještine, sredstva ili kao mehanizmi koje je moguće primjeniti za rješavanje specifičnih zadataka i problema vezanih za sistem upravljanja kvalitetom. Svaki alat za upravljanje kvalitetom ima svoju specifičnost, dok metode podrazumijevaju primjenu više alata. Značaj alata i metoda je u tome što se većina od njih može uspješno koristiti u svim sistemima u praćenju različitih parametara poslovanja.

Pojam „naučna metoda“ je nastao od grčke riječi methodos što znači put, način istraživanja općenito, znači planski postupak ispitivanja i istraživanja neke pojave, odnosno način rada za ostvarivanje nekog cilja na filozofskom, naučnom, političkom ili praktičnom području. Riječ metoda znači gotov model, procedura po kojoj se odvija neka djelatnost. Naučna metoda je skup različitih postupaka kojima se nauka koristi u naučno-istraživačkom radu da bi istražila i izložila rezultate naučnog istraživanja u nekom naučnom području ili naučnoj disciplini. Za uspješnu primjenu alata i metoda neophodno je poznavati mjesto polaska i željeni pravac kretanja do cilja. Proces upravljanja obuhvata mjerenje trenutnog stanja, poređenje sa postavljenim ciljem i donošenje odluke o preduzimanju odgovarajućih aktivnosti. Da bi se donijele ispravne odluke, neophodno je:

• sakupiti podatke,
• obraditi podatke i
• analizirati rezultate.

Na osnovu objektivnih, ažurnih i rezultatima orijentiranih podataka, moguće je sistemski i sistematski uloženim naporom predmetne podatke učiniti razumljivim i širem krugu zaintresiranih, primjenjujući adekvatan način prikazivanja podataka pomoću različitim dijagrama.
Učesnici u poslovnim procesima, uključujući i rukovodioce na svim nivoima, donose odluke i snose odgovornost za donošenje istih. Kao rezultat donošenja odluka trebalo bi da bude poboljšanje performansi. Zato je bitno da se na sistematski način priđe odabiru koje alate i metode da se koriste. Izbor i primjena odabranih alata i metoda često nije jednostavna, a pogrešna primjena može da dovede do pogrešnih efekata. U daljnjem tekstu prikazan je proces rješavanja problema orijentiran ka timu, a to je 8D metoda. [1,2]

2. 8D, METODA RJEŠAVANJA PROBLEMA

Iz naprijed iznesenog, može se zaključiti da je opredjeljenost rukovodstva za sistem kvaliteta i put prema postizanju izvrsnosti, ključni faktor uspjeha. Da bi se otklonili problemi u organizaciji, najviše rukovodstvo mora u svom radu da koristi odgovarajuće alate i metode.
8D metoda je metoda pomoću koje se rješavaju problemi u organizaciji, a oslanja se na dugu tradiciju sličnih alata, kao što su Ishikava dijagram i FMEA analiza mogućih grešaka i efekata grešaka. Ovakve metode su našle primjenu u svim funkcijama organizacije, kao učinkovite metode za eliminaciju grešaka. [3]
8D metoda može biti primjenjena kada je uzrok problema nepoznat. Ova metoda ispunjava tri zadatka koji se međusobno nadopunjuju:

• proces rješavanja problema,
• standardna metoda i
• oblik izvještaja.

Kao proces rješenja problema, metoda je niz koraka koji se trebaju poduzeti kada se ukaže problem. Ona, pri ispravnoj primjeni, pomaže u pronalasku pravovremenog i potpunog rješenja problema. 8D metoda je istovremeno i standardna metoda koja je posebno zasnovana na slijedećim ključnim tačkama:

• Sistem zasnovan na činjenicama: Sistem kojem su rješenje problema, donošenje odluka i planiranje zasnovani na pravim podacima i koji se nadzire putem prikupljanja pravih podataka.
• Otklanjanje glavnog uzroka (root cause): Rješenje problema je obilježeno time da se rješava glavni uzrok problema, a ne prikrivanje nastalih vidljivih djelovanja.

8D metoda je i u vidu izvještaja za praćenje napretka. Pojedinačni koraci procesa mogu tek onda biti zaključeni kada su dostupne odgovarajuće informacije. Kada su ispunjeni samo neki od 8 koraka, 8D izvještaj služi i kao plan aktivnosti, u kojem su prikazane aktivnosti koje slijede. Pristupi problemu, razmisli o kojem se problemu radi i provjeri da li je odgovarajuća primjena 8D metode. [4]
8D metoda je procedura sistemskog uvođenja, poboljšanja i eliminacije problema i grešaka. Najčešće se koristi u proizvodnji, ali i u drugim procesima. 8D metoda se koristi kao alat za konstantno poboljšanje, odnosno kao korektivna mjera za neusaglašenost. Korištenje metode za proizvode je fokusirano na rješavanje problema na proizvodu. 8D metoda sastoji se iz sljedećih 8 disciplina.

DISCIPLINA I : USPOSTAVLJANJE TIMA
U ovoj fazi se reaguje na simptom i procjenjuje potreba za pokretanjem 8D procesa. U slučaju pozitivne procjene formira se tim ljudi koji posjeduju kompentetnosti znanja u oblasti proizvodnje, koji imaju vremena i spremni su za saradnju, te koji su kompentetni i posjeduju znanje o neophodnim tehnikama za rješavanje problema, kao i za sprovođenje mjera otklanjanja istog. Obavezno se mora imenovati rukovodilac tima. Rukovodilac tima razmatra pod kojim uslovima će se sprovesti hitne mjere uz propisivanje načina za njihovu verifikaciju i validaciju.

DISCIPLINA II: OPIS PROBLEMA
Ova disciplina se bavi opisivanjem problema, kojem se daje poseban značaj. Potrebno je jasno identificirati problem, utvrditi da li se simptom može podijeliti i definira se izjava o problemu. Za rješavanje problema, kordinator nastoji pribaviti od kupca ili osobe koja je prijavila problem unutar organizacije, što tačnije informacije, čime se sačinjava prva analiza u rješavanju problema. Potrebno je pronaći ključ problema i kvalificirati ga. Vođe tima treba da prikupi i analizira statističke podatke, obuhvati i odredi obim problema, broj zahvačenih dijelova, verzije, itd. U ovu disciplinu treba razmotriti i uključivanje kupca u rješavanju problema kao i najvišeg rukovodstva.

DISCIPLINA III: MJERE KOJE TREBA PREDUZETI
Vođa tima mora izdati nalog za mjere koje djelovanje procesa drže podalje od internih i eksternih kupaca, sve dok se ne nađe trajno rješenje. Treba stalno provjeravati efikasnost novih privremenih mjera i po potrebi izdaje nalog za dodatne mjere. U ovoj disciplini mjere trebaju biti poduzete u što kračem roku, a u automobilskoj industriji ove mjere se poduzimaju u roku od 24 sata. Ukoliko je kupac ustanovio neusklađenosti, neophodno je pokrenuti odgovarajuče servisne mjere kao uslugu kupcu. 8D izvještaj u svakom slučaju mora obuhvatiti mišljenje o eventualnim mjerama servisiranja, ako je u pitanju automobilska insdustrija. Pri tom se razmatra i sva relevantna dokumentacija i ponovno se preispituju dobiveni rezultati.

DISCIPLINA IV: IDENTIFIKACIJA UZROKA
Treba pronaći glavni uzrok i dokazati da je to zaista glavni uzrok. Ova disciplina definira, verifikuje i primenjuje uslovne zaštitne mjere. U ovoj disciplini, potrebno je pronaći sve moguće uzroke koji bi mogli objasniti nastale probleme. Odrediti uzroke i provjeriti putem poređenja sa opisom problema i dostupnim podacima, da li je jedan od vjerovatnih uzroka glavni uzrok. Prepostavku treba dokazati putem testova i eksperimenata. Ako je više uzroka tada se verifikuju i kvalificiraju zasebno uz uključivanje eksperta i razmatranje drugih problema uz upotrebu sličnih metoda, a razmatra se sistem kontrole da bi se izbjeglo i spriječilo skrivanje problema.

DISCIPLINA V: KOREKTIVNE MJERE
Treba odaberrati optimalne trajne mjere otklanjanja problema i dokazati putem eksperimenta da odabrane trajne mjere otklanjanja zaista rješavaju problem i iz perspektive kupca, te da nemaju nikakve neželjne efekte.
8D tim predlaže poboljšanja, unosi ih u 8D procedure i priprema 8D plan. Kako njihova priprema uobičajno zahtijeva financijske izvore, njihova priprema treba da bude bazirana na perspektivi troškova. Odgovorna osoba potvrđuje ili odbacuje prijedlog poboljšanja. Ako poboljšanja nisu prikladna vrši se daljnja rasprava. 8D procedura se ponavlja sa dodatnim 8D timom, i utemeljena je dodatnim razrađenim planom. Korektivna mjera poduzeta u koraku 5, 8 D procedure, je u osnovi preventivna mjera da se trajno riješi problem. Korektivne mjere osiguravaju efektivno napredovanje i eliminaciju uzroka za pojavljivanje identičnih ili sličnih problema. Discipline 4 i 5 se ponavljaju sve do dokaza o efikasnosti.

DISCIPLINA VI: MJERENJE EFIKASNOSTI
U ovoj disciplini potrebno je uraditi mjere otklanjanja problema i kontroliranja njihove efikasnosti, pripremiti plan aktivnosti za uvođenje odabranim mjera otklanjanja i po potrebi odrediti dopunske mjere za osiguranje djelovanja. Ovom disciplinom sve trajne korektivne mjere primjenjuju se i vrši njihova validacija uz ukljanjanje trenutnih, kratkoročnih mjera. Treba odrediti putem kojih tekućih kontrola treba biti osigurano da je uzrok problema zaista otklonjen. Također, treba sprovesti plan aktivnosti, pratiti djelovanje i po potrebi utvrditi dopunske mjere.
Neophodna je provjera upotrebom informacijskih sistema efikasnost mjera otklanjanja kod krajneg kupca. Efikasnost implementirane korektivne mjere se vrši uz pomoć statističkih alata. Kada je određeno vremensko razdoblje dogovoreno za mjerenje, efikasnost korektivne mjere ističe.

DISCIPLINA VII: ODREDI MJERE KOJE ĆE SPRIJEČITI PONOVNO NASTUPANJE
PROBLEMA
U ovom koraku, tim analizira, da li će implementirane korektivne mjere spriječiti ili poboljšati kvalitet sličnih proizvoda i procesa. Ova disciplina modifikuje postojeći način rada uključujući politiku i procedure kako bi se trajno izbjeglo ponovno pojavljivanje istog problema. Poželjno bi bilo uvođenje mehaniziranog sistema koji prati dijelove proces-historiju, a kako bi se osiguralo neponavljanje grešaka kod pripreme novih proizvoda ili prepravki dizajna postojećih proizvoda.

DISCIPLINA VIII: PRIZNANJE TIMU I DOPRINOSU POJEDINCA
U ovoj disciplini treba zaključiti timski rad, prepoznati zajedničke napore i iskustva i nagraditi uspjeh. Zbog potrebe konciznosti u jednom dokumentu kompletirati sve bitne podatke iz svih osam disciplina. Za ovaj dokument, odnosno zapis zadužen je vođa tima. Zapis se čuvaju u arhiv

3. ZAKLJUČAK

Savremeno shvatanje kvaliteta čini potrošača najvažnijim od svih subjekata zaintresiranih za proizvod. Potrošač svoje potrebe i želje zadovoljava preko odobrenog proizvoda, u skladu sa svojim zahtjevima i mogućnostima. U ovom radu predstavljena je 8D metoda koja može biti primjenjena koda je uzrok problema nepoznat. 8D metoda se veoma rijetko koristi u privredi Bosne i Hercegovine. Automobilska industrija koristi ovu metodu kao sofisticirani alat za rješavanje problema. 8D metodu upotrebljavamo za timski rad pri rješavanju problema kroz 8 disciplina. U ovom slučaju vođa tima mora biti ekspert iz oblasti kojom se preduzeće bavi, a članovi tima trebaju održavati stečene kompetentnosti. Da bi osigurali neophodnu kompotentnost, organizacija treba uspostaviti i održavati plan razvoja ljudi i procesa u vezi s tim, a oni trebaju pomoći organizaciji u identificiranju, razvoju i poboljšanju kompotentnosti svih ljudi kroz edukaciju u struci.

4. LITERATURA

[1] Klarić S. Pobrić S.: Upravljanje kvalitetom, Alati i metode poboljšanja , Univerzitet Džemal Bijedić, Mašinski fakultet Mostar, 2009.
[2] Vulanović V i dr.: Metode i tehnike unapređenja procesa rada, Univerzitet u Novom Sadu, Fakultet tehničkih nauka, Novi Sad, 2003.
[3] Bajramović E.: Analiza vjerovatnoće i uticaja grešaka (FMEA), 5 međunarodna konferencija, RIM 2005, Bihać.
[4] TÜVadria d.o.o. VDA-Band 4: 8D-Methode/Report (Stand 04/2010) Udruzenje autoindustrije
[5] Krajnc M.: With 8D method to excellent quality, Journal of Universal Excellence, October 2012.
[6] Marković Z.: Global 8D, Metoda rješavanja problema, Kvalitet i izvrsnost, 2009.